SOP-Entwicklung

SOP-Entwicklung

Was ist eine SOP und warum ist sie für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung? SOPs sind Standardarbeitsanweisungen und sind schriftliche Verfahren mit vereinbarten Spezifikationen, die für die wiederholte Verwendung als Best Practice vorgesehen sind.

Für den Mitarbeiter enthält das Handbuch alle Informationen, die zur korrekten und konsistenten Ausführung einer Aufgabe erforderlich sind. Nachdem die anfängliche Investition in die Erstellung des Handbuchs getätigt wurde, sollte ein Verfahren enthalten sein, wie ein Aktualisierungsprozess für das Handbuch verwaltet und für die Mitarbeiter leicht zugänglich gehalten wird. Sie werden am effektivsten in Kombination mit Mitarbeiterschulungen und Leistungsfeedback eingesetzt. Gut geschriebene SOPs sorgen für Klarheit, Anleitung, effektive Kommunikation und Arbeitskonsistenz.

Wer sollte für die SOP-Entwicklung in einem Unternehmen verantwortlich sein und was ist der beste Prozess? Dies sind die wichtigsten Fragen und Antworten zum Erfolg.

Der SOP-Entwicklungsprozess muss kooperativ sein. Die Einbeziehung des Managements und aller Ebenen des Personals sichert die erfolgreichste Zusammenstellung und schafft gleichzeitig eine positive Erfahrung in der Teamarbeit. Der Erfolg des Unternehmens wird auf allen Ebenen zu einem klaren gemeinsamen Ziel.

Darüber hinaus bietet das Schreiben von Personen, die die auszuführenden Aufgaben vollständig verstehen und ausführen, die Einbeziehung realer Erfahrungen, Probleme und zuvor entdeckter Lösungen. Hoffentlich kann es auch alle Risiken hervorheben, die noch mit diesen Aufgaben verbunden sind, und Lösungen erstellen.

Die Zuordnung der Aufgaben zum richtigen Personal ist ein wichtiger Schritt. Obwohl nicht alle Kollegen Teil des Entwurfs- und Schreibprozesses sein können, ist es eine bewährte Methode, so viele wie möglich Teil des Überprüfungs- und / oder Testprozesses vor der Veröffentlichung zu haben.

Zu den wichtigsten SOP-Komponenten gehören:

• Erklärung des Zwecks: Diese ersten Absätze fassen den Zweck der SOP klar zusammen und beschreiben die von ihr unterstützten Operationen.
• Ziel: Definition der Bemühungen oder Maßnahmen der SOP; Ziel und Aktivitäten deckt es ab
• Verantwortung: Zuordnung jeder Aufgabe zu einer bestimmten Position oder Person, die für die Ausführung der Aufgabe verantwortlich ist.
• Zusatzdokumente, Materialien und Ausrüstung: Liste aller Formulare, Referenzdokumente und Ausrüstungsanforderungen.
• Vorgehensweise: Schrittweise Vorgehensweise.
• Verteilung: Aufzeichnung der Personalverteilung der SOP sowie aller Aktualisierungen und Überarbeitungen des Originalhandbuchs.

SOPs sind leistungsstarke Tools und ermöglichen die Kontrolle von Arbeitsabläufen. Durch die Definition jedes Details wird letztendlich eine Roadmap für den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg erstellt. Die effektive Kommunikation der SOP schafft zusätzlich ein höheres Maß an Engagement, Motivation und Gesamtzufriedenheit der Mitarbeiter.

Wenn der Prozess richtig durchgeführt wird, ist er ein großer Zeitaufwand, aber die Schritte zur Entwicklung einer SOP sind methodisch und die Investition nach ihrer Implementierung wert.

Schritte zur Entwicklung einer SOP umfassen:

1. Bauen Sie ein Entwicklungsteam auf. Die Einbeziehung von Mitarbeitern gewährleistet Eigenverantwortung und Unterstützung. Die Menschen unterstützen, was sie schaffen.

2. Planung: Beschreiben Sie die Schritte, die derzeit zum Abschließen eines Prozesses ausgeführt werden. Beantworten Sie folgende Fragen

• Wie schließen Sie den Prozess ab?
• Was sind die Gründe, warum es so gemacht wird?
• Wo sind die Bereiche, die Herausforderungen haben?
• Beschreiben Sie anhand von Beispielen für Probleme.
• Welche Lösungen wurden eingeführt?
• Behebt dies das Problem?
• Wie wird die SOP den Prozess verbessern?
• Wie wird die Leistung gemessen?

3. Erster Entwurf: Erstellen Sie eine detaillierte Liste der Schritte in numerischer Reihenfolge, in der sie ausgeführt werden. Weisen Sie jedem Schritt eine Nummer zu. Verwenden Sie eine klare, einfache Sprache. Details einschließen. Beschriften Sie als ersten Entwurf des Verfahrens.

4. Interne Überprüfung: Lassen Sie sich von allen Mitarbeitern beraten, die derzeit das Verfahren für den ersten Entwurf durchführen. Es ist hilfreich, Bereiche mit Mitarbeitern zu besuchen, in denen Schritte ausgeführt werden. Überarbeiten Sie das Verfahren nach Bedarf. Nachdem alle Überarbeitungen aufgenommen und dokumentiert wurden, kennzeichnen Sie sie als überarbeiteten ersten Entwurf und datieren Sie ihn. Zu den Tipps gehört, dass Sie Fotografie, Flussdiagramme und Grafiken so oft wie möglich zusammen mit den numerischen Schritten verwenden. Mit dem Schwerpunkt, den Mitarbeitern zu helfen, mithilfe dieser Dokumentation unabhängig zu arbeiten, können visuelle Hilfsmittel von Vorteil sein.

5. Überprüfung der zweiten Ebene: Überprüfen Sie sowohl die Schritte als auch die Änderungen, die für Ihre Führungskräfte, das Management und das technische Personal erforderlich sind. Beachten Sie Ratschläge und Überarbeitungen zu Best Practices für jeden Schritt und überarbeiten Sie das Verfahren.

6. Zweite interne Überprüfung: Teilen Sie den Mitarbeitern, die derzeit die Verfahren durchführen, die neuesten Revisionen mit und stellen Sie alle Bedenken fest. Besuchen Sie mit diesem Personal physisch Bereiche, um sich Notizen zu Schritten zu machen, die keinen Konsens haben. Überarbeiten Sie das Verfahren nach Bedarf. Bericht an das Second Level Review Committee.

7. Test: Befolgen Sie jeden Schritt der Reihe nach genau wie dokumentiert, um das Verfahren zu testen. Es ist wichtig, eine unabhängige Person zu haben, die mit der Arbeit nicht vertraut ist, das Verfahren befolgt und Feedback gibt. Bei Bedarf überarbeiten.

8. Endgültiger Entwurf: Erstellen Sie einen endgültigen Entwurf und datieren Sie ihn. Über diesen Punkt hinausgehende Änderungen müssen dokumentiert und datiert werden. Bei Bedarf überarbeiten, da SOPs lebende Dokumente sind.

9. Post: Poste den Vorgang am Arbeitsplatz an einem täglich zugänglichen Ort. Post-SOPs am Arbeitsplatz sowohl an einem elektronischen als auch an einem physischen Ort. Laminier- oder Kunststoffplattenschutz sind bevorzugte Sicherungsmethoden.

10. Trainieren: Trainieren Sie alle Personen genau nach dem Verfahren neu. Trainieren Sie alle neuen Mitarbeiter mit dieser SOP für das Verfahren.

Fazit

Standardarbeitsanweisungen sollten unter Beachtung eines offiziellen Dokuments behandelt werden. Dieses Maß an Respekt wird in der Regel von der Unternehmenskultur bestimmt, sollte jedoch vom Management verlangt werden. Kommunikation ist der Schlüssel, um zu lehren, dass dies keine Schulungsmaterialien sind. Sie sollten als Instrument im Schulungsprozess verwendet werden, sind jedoch offizielle Dokumente zur Betriebssicherheit und zu Standards.

Zukünftige FOC-Blog-Artikel zur SOP-Entwicklung werden im Laufe des Jahres 2018 über unsere Abteilungen Operations und Shipping veröffentlicht, wenn wir in unsere Entwicklung investieren.

Folgen Sie dem Glasfaserzentrum @FiberOpticCntr

Zusätzliche Ressourcen des FOC-Teams umfassen:

• Sehen Sie sich das Glossar, Akronyme und militärische Spezifikationen für Steckverbinder an
• Fragen und Antworten: Senden Sie technische Fragen per E-Mail an Fragen Sie FOC@focenter.com

Hier sind die Links zu dieser vollständigen Marketing-Blog-Reihe:

• Branding-Angelegenheiten
• Aufbau von Beziehungen durch Lösung und beratenden Verkauf
• Marketingziele vs. Maßnahmen: Ermitteln, wo die Diskrepanzen auftreten
• Das Dilemma der Online-Strategie
• Best Practices für die Werbung
• SOP-Entwicklung
• Globales Strategiegespräch
• Die Rollen eines Marketingteams
• Messestrategie überarbeitet
• Produktinventarverwaltung und ein kurzer Schnappschuss….
• Geschäftsentwicklung: Ein ehrliches Gespräch
• Social-Media-Navigation