Desarrollo de POE

Desarrollo de POE

¿Qué es un POE y por qué es de vital importancia para cualquier negocio? Los SOP son procedimientos operativos estándar y es un procedimiento escrito con especificaciones acordadas destinadas a un uso repetitivo como una mejor práctica.

Para el empleado, el manual proporciona toda la información necesaria para realizar una tarea de manera correcta y coherente. Una vez realizada la inversión inicial para crear el manual, un procedimiento que debe incluirse es cómo gestionar un proceso de actualización del mismo y mantenerlo fácilmente accesible para los empleados. Se utilizan de manera más eficaz en combinación con la capacitación del personal y la retroalimentación sobre el desempeño. Los POE bien redactados brindan claridad, dirección, comunicación efectiva y consistencia en el trabajo.

¿Quién debería ser responsable del desarrollo de POE en una empresa y cuál es el mejor proceso? Estas son las preguntas y respuestas clave para el éxito.

El proceso de desarrollo de SOP debe ser cooperativo. La participación de la gerencia y de todos los niveles del personal asegura la compilación más exitosa mientras construye una experiencia positiva de trabajo en equipo. El éxito de la empresa se convierte en un claro objetivo común a todos los niveles.

Además, estar redactado por quienes comprenden y realizan plenamente las tareas a realizar, proporciona la inclusión de experiencias reales, problemas y resoluciones descubiertas previamente. Con suerte, también puede resaltar los riesgos asociados con esas tareas y crear soluciones.

La asignación de las tareas al personal adecuado es un paso clave. Aunque no todos los colegas pueden ser parte del proceso de redacción y redacción, una mejor práctica es tener la mayor cantidad posible como parte de los procesos de revisión y / o prueba antes del lanzamiento.

Los componentes clave de SOP incluyen:

• Declaración de Propósito: Este párrafo o párrafos iniciales resumen el propósito del POE claramente y describe las operaciones que respalda.
• Objetivo: Definición de los esfuerzos o acciones del SOP; objetivo y actividades cubre
• Responsabilidad: Asignación de cada tarea a una posición específica o persona responsable de llevar a cabo la tarea.
• Documentos auxiliares, materiales y equipos: Lista de formularios, documentos de referencia y requisitos de equipos.
• Procedimiento: procedimiento paso a paso.
• Distribución: Registro de la distribución del personal del POE y cualquier actualización y revisión del manual original.

Los SOP son herramientas poderosas y crean control de los procedimientos de trabajo. Al definir cada detalle, finalmente crea una hoja de ruta sobre la diferencia entre el éxito y el fracaso. La comunicación eficaz del SOP crea además un mayor nivel de compromiso, motivación y satisfacción general de los empleados.

El proceso, cuando se hace correctamente, es una gran inversión de tiempo, pero los pasos para desarrollar un SOP son metódicos y vale la pena la inversión una vez implementado.

Los pasos para desarrollar un POE incluyen:

1. Construye un equipo de desarrollo. La participación del personal garantiza la propiedad y el apoyo. Las personas apoyan lo que ayudan a crear.

2. Planificación: Resuma los pasos que se utilizan actualmente para completar un proceso. Responde las siguientes preguntas

• ¿Cómo se completa el proceso?
• ¿Cuáles son las razones por las que se hace de esta manera?
• ¿Dónde están las áreas que tienen desafíos?
• Describa con ejemplos de problemas.
• ¿Qué soluciones se han puesto en práctica?
• ¿Esto rectifica el problema?
• ¿Cómo mejorará el SOP el proceso?
• ¿Cómo se medirá el rendimiento?

3. Primer borrador: Haga una lista detallada de los pasos en orden numérico en el que se completan. Asigne un número a cada paso. Utilice un lenguaje claro y sencillo. Incluya detalles. Etiquetar como primer borrador del procedimiento.

4. Revisión interna: obtenga información de todo el personal que actualmente realiza el procedimiento en el primer borrador. Es útil visitar físicamente las áreas, con el personal, donde se realizan los pasos. Revise el procedimiento según sea necesario. Después de que se hayan incluido y documentado todas las revisiones, etiquételo como primer borrador revisado y feche. Los consejos incluyen el uso de fotografías, diagramas de flujo y gráficos con la mayor frecuencia posible junto con los pasos numéricos. Con un enfoque en ayudar al personal a trabajar de forma independiente utilizando esta documentación, las ayudas visuales pueden ser un beneficio.

5. Revisión de segundo nivel: Revise tanto los pasos como las revisiones solicitadas a su nivel ejecutivo, gerencial y personal técnico. Tenga en cuenta los consejos y las revisiones sobre las mejores prácticas para cada paso y revise el procedimiento.

6. Segunda revisión interna: comparta las últimas revisiones con el personal que actualmente realiza los procedimientos y anote cualquier inquietud. Visite físicamente las áreas, con ese personal, para tomar notas sobre los pasos que no tienen consenso. Revise el procedimiento según sea necesario. Informar al comité de revisión de segundo nivel.

7. Prueba: Siga cada paso, en orden, exactamente como se documenta para probar el procedimiento. Es importante tener una persona independiente, no familiarizada con el trabajo, seguir el procedimiento y dar su opinión. Revisar si es necesario.

8. Borrador final: haga un borrador final y feche. Cualquier revisión posterior a ese punto debe estar documentada y fechada. Revise cuando sea necesario, ya que los SOP son documentos activos.

9. Publicar: Publique el procedimiento en el lugar de trabajo en un lugar accesible a diario. Publique POE en el lugar de trabajo tanto en un lugar electrónico como en un lugar físico. La laminación o protectores de láminas de plástico son formas preferidas de asegurar.

10. Entrene: Vuelva a entrenar a todos siguiendo exactamente el procedimiento. Capacite a todos los empleados nuevos para el procedimiento con este SOP.

Conclusión

Los procedimientos operativos estándar deben tratarse con el respeto de un documento oficial. Ese nivel de respeto tiende a estar definido por la cultura de una empresa, pero la dirección debería exigirlo. La comunicación es clave para educar que estos no son materiales de capacitación. Deben utilizarse como una herramienta en el proceso de formación, pero son documentos oficiales sobre seguridad y normas operativas.

Los futuros artículos del blog de FOC sobre el desarrollo de SOP se publicarán durante 2018 a través de nuestros departamentos de operaciones y envío a medida que invertimos en nuestro desarrollo.

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Los recursos adicionales del equipo de FOC incluyen:

• Ver el glosario, los acrónimos y las especificaciones militares para conectores
• Recurso de preguntas y respuestas: envíe preguntas técnicas por correo electrónico a AskFOC@focenter.com

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