Partie II: le rôle du PDG pendant une crise mondiale
Les responsabilités du PDG, pour le succès global d'une organisation, comprennent la création de cadres pour la délégation du travail, l'établissement d'une gestion et de systèmes talentueux, ainsi que la stratégie et les objectifs pour les opérations, le marketing, le financement, les ventes, le service client, la culture de l'entreprise et les valeurs fondamentales de l'entreprise.
En tant que PDG et président, j'essaie d'imiter les valeurs fondamentales de notre entreprise en me concentrant quotidiennement sur nos employés et leurs expériences de localisation à distance. Au cours de cette pandémie, il est de ma responsabilité de veiller à ce que notre population reste en sécurité, forte et engagée. En plus d'évaluer et de maintenir la conscience de la crise actuelle et de développer de nouveaux systèmes et procédures d'entreprise, comme indiqué dans la partie I, j'ai une liste de contrôle de quatre C à fournir à mes employés: clarté, communication, connexion et considération.
Clarity/Pureté comprend à la fois l'établissement d'attentes et de directives claires pour tous les employés ainsi que des plans individuels convenus.
- Attentes: sont spécifiques au poste, aux tâches et aux objectifs de chacun. Ces discussions portent également sur la responsabilité et sur la façon de mesurer les attentes et le rendement. Bien sûr, il est plus facile d'évaluer les niveaux d'effort lorsque tout le monde est physiquement présent au siège, mais nous avons travaillé à définir de nouvelles mesures. Par exemple, il est important de redéfinir «fermeture des bureaux» (COB) ou «fin de journée» (EOD), car de nombreux travailleurs consciencieux ne fermeront ou ne termineront leur journée que beaucoup plus tard s'ils ont eu des interruptions «à domicile» pendant la heures de travail normales.
L'établissement des attentes pour les membres de l'équipe ne se concentre pas uniquement sur les employés les moins productifs ou motivés. La plupart des organisations ont des travailleurs surperformants qui ont également besoin d'une protection contre l'épuisement professionnel. Des limites claires aident les employés à ne pas se retrouver piégés dans des journées de travail interminables qui peuvent finalement réduire la production par épuisement. - Recommandations: inclure un support technologique étendu et comment y accéder, avec une disponibilité pendant les heures que chaque personne travaille et des procédures pour traiter les problèmes en dehors des heures normales de notre siège.
- Plans individuels: offrent une flexibilité pour accueillir l'école-maison, les jeunes enfants et d'autres circonstances familiales.
FOC est une entreprise mondiale et a des employés en dehors du siège social, dans différents pays et fuseaux horaires. Nous avons donc des systèmes bien établis pour le travail à distance avec de nombreux employés. Avec les changements liés au covid-19, nous avons développé de nouveaux systèmes pour faire face aux interdictions de voyager ainsi qu'à certains cas où nos employés ont plus de membres de leur famille dans l'espace de travail à domicile. Certains membres du personnel de notre siège social doivent installer de nouveaux bureaux à domicile et, dans certains cas, faire face à des problèmes de connexion à large bande dans leurs communautés.
Communication est devenu critique pendant cette ère de travail à distance, exigeant un équilibre des contacts avec les individus et les groupes. De plus, nous avons dû chercher des moyens de créer des relations entre les travailleurs à distance. Les défis comprennent:
- Contenu: Des mises à jour contenant des informations bien organisées sur l'industrie, les mandats gouvernementaux et la planification d'entreprise aident les employés à se concentrer sur leur position, sachant que leur chef se concentre sur ces détails. La communication d'un PDG peut impliquer une microgestion. Il y a des besoins continus de conversations sur ce sur quoi une personne travaille ou a besoin d'aide, mais le travail à domicile apporte une nouvelle exigence pour mieux connaître la personne et quels sont ses défis dans la vie en plus des défis professionnels.
- La fréquence: Je donne régulièrement des mises à jour à l'échelle de l'entreprise, avec un équilibre entre le respect du temps de notre équipe et non la mise à jour pour le plaisir de le faire. Je sais aussi qu'un leadership fort maintient tout le monde engagé et connecté à distance, donc je m'enregistre fréquemment et j'essaie de remplacer les conversations informelles au bureau dont les relations peuvent être faites. Mon objectif est d'écouter, de répondre, de faire confiance et de communiquer avec respect.
- Interprétation: Les communications téléphoniques et en particulier par e-mail manquent d'expression faciale, de ton de voix, de «langage corporel» et d'autres signaux non verbaux. Ainsi, la communication à distance augmente le risque de mauvaise communication et de conflit. Cela souligne la nécessité de la vidéo et d'autres communications multimédias. Comme indiqué ci-dessus, chacun a besoin d'attentes claires et de priorités renforcées.
Bien que les employés ne doivent pas dicter les outils, il est préférable de demander comment ils préfèrent être contactés et pourquoi. Les SMS sont-ils une méthode préférée pour les problèmes urgents ou sont-ils envahissants? Peuvent-ils effectuer une visioconférence confortablement ou préfèrent-ils les appels téléphoniques? - L’engagement: Plus que jamais, même si nous ne pouvons pas être ensemble physiquement, nous devons rester engagés. L'écoute est une compétence que nous pensons tous avoir, et la plupart se noteraient très bien, mais toute utilisation doit travailler pour améliorer cette compétence quotidiennement. Pour s'engager, tous les membres de l'équipe doivent vraiment écouter, pas seulement entendre. Cela commence par le haut, et je travaille sur l'écoute à distance d'une manière différente.
La connexion fait référence au problème selon lequel les employés qui ont récemment déménagé dans un bureau à domicile peuvent se sentir déconnectés ou seuls, ce qui peut contribuer à réduire la productivité et l'engagement. L'honnêteté est l'une de nos valeurs fondamentales et un moyen pour moi de renforcer les liens au sein de notre équipe est d'être honnête à propos de mes propres expériences. J'ai essayé d'être réel et humain et de partager mes propres défis et préoccupations. Nos équipes ont besoin de champions de leurs préoccupations. Nous voulons consolider la crédibilité et la confiance sur laquelle repose notre entreprise.
Considération signifie que nous devons promouvoir la créativité tout en équilibrant les nouveaux risques sanitaires. Cela inclut de nouvelles procédures de documentation, l'adoption de la visioconférence (avec parfois des interruptions en arrière-plan), l'abandon de l'ancienne norme et l'examen des meilleurs moyens de connecter les équipes et de faire le travail. Faites confiance à vos équipes. Tenez compte des besoins et des défis personnels. Soyez ouvert à l'apprentissage et à la réinvention.
Quelques-unes des pratiques sur lesquelles nous nous sommes concentrés à FOC ont inclus des plans de travail équilibrés axés sur les tâches et les interactions personnelles. En programmant régulièrement des check-ins avec tous les membres de l'équipe, nous maintenons un dialogue et controns le risque que les individus se sentent isolés. Bien que nous ayons utilisé la vidéoconférence interne pendant un certain temps, nous consacrons quelques minutes au début des réunions à des questions ouvertes, telles que "Quels sont vos projets pour le week-end?" et d'autres sujets qui auraient normalement été abordés au bureau sont aussi importants que les tâches à accomplir.
Enfin, l'utilisation des médias sociaux et d'autres technologies pour restaurer un élément de conversations personnelles a été une connexion amusante et saine pour les employés et nos clients. FOC a créé la série Work-at-Home (WAH) qui se compose d'histoires amusantes et de photos sur les médias sociaux sur nos environnements de travail à distance individuels. Nous créons de nouveaux souvenirs les uns avec les autres sur nos expériences individuelles et nous attendons avec impatience le moment où nous serons de retour dans un bâtiment ou un événement d'entreprise pour nous en souvenir. Pour l'instant, nous allons vérifier nos «flux» et commenter avec humour, autres souvenirs et soutien.
