Qu'est-ce qu'un SOP et pourquoi est-il d'une importance vitale pour toute entreprise ? Les SOP sont des procédures opérationnelles standard et constituent une procédure écrite avec des spécifications convenues destinées à une utilisation répétitive en tant que meilleure pratique.
Pour l'employé, le manuel fournit toutes les informations nécessaires pour effectuer une tâche correctement et de manière cohérente. Une fois l'investissement initial effectué pour créer le manuel, une procédure à inclure consiste à gérer un processus de mise à jour pour celui-ci et à le garder facilement accessible aux employés. Ils sont le plus efficacement utilisés en combinaison avec la formation du personnel et la rétroaction sur les performances. Des SOP bien rédigées offrent clarté, orientation, communication efficace et cohérence du travail.
Qui devrait être responsable du développement des SOP dans une entreprise et quel est le meilleur processus? Telles sont les principales questions et réponses au succès.
Le processus d'élaboration des SOP doit être coopératif. L'implication de la direction et de tous les niveaux du personnel garantit la compilation la plus réussie tout en créant une expérience positive de travail d'équipe. Le succès de l'entreprise devient un objectif commun clair à tous les niveaux.
De plus, le fait d'être écrit par ceux qui comprennent parfaitement et exécutent les tâches à effectuer permet d'inclure des expériences réelles, des problèmes et des résolutions précédemment découvertes. Espérons que cela puisse également mettre en évidence les risques encore associés à ces tâches et créer des solutions.
L'attribution des tâches au bon personnel est une étape clé. Bien que tous les collègues ne puissent pas faire partie du processus de rédaction et de rédaction, faire participer autant que possible les processus de révision et/ou de test avant la publication est une pratique exemplaire.
Les composants clés du SOP incluent :
- Énoncé de l'objectif: Ce paragraphe (s) d'ouverture résume clairement l'objectif de la PNE et décrit les opérations qu'il soutient.
- Objectif: Définition des efforts ou actions du POS; objectif et activités couvre-t-il
- Responsabilité: Affectation de chaque tâche à un poste ou à une personne spécifique responsable de l'exécution de la tâche.
- Documents auxiliaires, matériel et équipement: Liste de tous les formulaires, documents de référence et exigences en matière d'équipement.
- Procédure: procédure étape par étape.
- Distribution: enregistrement de la distribution par le personnel des SOP et de toutes les mises à jour et révisions du manuel original.
Les SOP sont des outils puissants et permettent de contrôler les procédures de travail. En définissant chaque détail, il crée finalement une feuille de route sur la différence entre le succès et l'échec. La communication efficace du SOP crée en outre un niveau plus élevé d'engagement, de motivation et de satisfaction globale des employés.
Le processus, lorsqu'il est bien fait, représente un investissement important en temps, mais les étapes d'élaboration d'un SOP sont méthodiques et valent l'investissement une fois mises en œuvre.
Les étapes pour développer une SOP comprennent :
- Créer une équipe de développement. L'implication du personnel garantit l'appropriation et le soutien. Les gens soutiennent ce qu'ils contribuent à créer.
- Planification: décrivez les étapes actuellement utilisées pour terminer un processus. Répondre aux questions suivantes
- Comment terminez-vous le processus?
- Quelles sont les raisons pour lesquelles cela est fait de cette façon?
- Où sont les domaines qui ont des défis?
- Décrivez avec des exemples de problèmes.
- Quelles solutions ont été mises en place?
- Cela règle-t-il le problème?
- Comment le POS améliorera-t-il le processus?
- Comment la performance sera-t-elle mesurée?
- Première ébauche : Faites une liste détaillée des étapes dans l'ordre numérique dans lequel elles sont complétées. Attribuez un numéro à chaque étape. Utilisez un langage clair et simple. Inclure les détails. Étiquette comme première ébauche de la procédure.
- Révision interne : obtenez les commentaires de tous les membres du personnel qui exécutent actuellement la procédure sur la première ébauche. Il est utile de visiter physiquement les zones, avec le personnel, où les étapes sont effectuées. Révisez la procédure si nécessaire. Une fois que toutes les révisions ont été incluses et documentées, étiquetez comme première ébauche révisée et datez-la. Les conseils incluent l'utilisation de photographies, d'organigrammes et de graphiques aussi souvent que possible de concert avec les étapes numériques. Dans le but d'aider le personnel à travailler de manière autonome à l'aide de cette documentation, les aides visuelles peuvent être un avantage.
- Examen de deuxième niveau: passez en revue les étapes et les révisions demandées à votre niveau exécutif, à votre direction et à votre personnel technique. Notez les conseils et les révisions sur les meilleures pratiques pour chaque étape et révisez la procédure.
- Deuxième examen interne: Partagez les dernières révisions au personnel qui exécute actuellement les procédures et notez toute préoccupation. Visitez physiquement les zones, avec ce personnel, pour prendre des notes sur les étapes qui ne font pas l'objet d'un consensus. Révisez la procédure si nécessaire. Faire rapport au comité d'examen de deuxième niveau.
- Test: Suivez chaque étape, dans l'ordre, exactement comme documenté pour tester la procédure. Il est important d'avoir une personne indépendante, non familière avec le travail, de suivre la procédure et de donner son avis. Révisez si nécessaire.
- Brouillon final : faites un brouillon final et datez-le. Toute révision au-delà de ce point doit être documentée et datée. Révisez si nécessaire, car les SOP sont des documents évolutifs.
- Publier: afficher la procédure sur le lieu de travail dans un endroit accessible quotidiennement. Affichez les SOP sur le lieu de travail à la fois dans un lieu électronique et physique. La stratification ou les protecteurs en feuille de plastique sont les moyens préférés de sécuriser.
- Former: Former tout le monde en suivant exactement la procédure. Formez tous les nouveaux employés à la procédure avec ce POS.
Conclusion
Les procédures opérationnelles standard doivent être traitées avec le respect d'un document officiel. Ce niveau de respect a tendance à être défini par la culture d'une entreprise, mais devrait être exigé par la direction. La communication est essentielle pour éduquer qu'il ne s'agit pas de matériel de formation. Ils doivent être utilisés comme un outil dans le processus de formation, mais ce sont des documents officiels sur la sécurité opérationnelle et les normes.
Les futurs articles du blog FOC sur le développement des SOP seront publiés en 2018 par le biais de nos départements des opérations et de l'expédition alors que nous investissons dans notre développement.
Les ressources supplémentaires de l'équipe FOC comprennent:
- Consulter le glossaire, Acronymes, Spécifications militaires pour les connecteurs
- Ressource Q&R: envoyez vos questions techniques DemandezFOC@focenter.com
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- Établir des relations grâce à des solutions et à la vente consultative
- Objectifs marketing et actions: identifier les endroits où se produisent les écarts
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